Den Eintrag in Ordnung halten: eine Prüfliste für jede Jahreszeit

Wenn Sie diesen Beitrag umsetzen, haben Sie für Ihren Eintrag ein festes Fundament und eine Prüfliste, die Sie viermal im Jahr in kurzer Zeit abarbeiten.

Unser Beispiel ist ein kleines Bildungszentrum für Erwachsene in Landshut. Es bietet Sprachkurse, Computerkurse für Einsteiger und Vorbereitungen auf Prüfungen an. Das Programm wechselt mit den Semestern, die Dozentinnen und Dozenten kommen und gehen, und die Räume ändern sich gelegentlich auch. Die Leiterin hat festgestellt, dass ihr Eintrag bei db-vz nach einem halben Jahr ohne Pflege nicht mehr zum Haus passte. Seitdem arbeitet sie mit einer Prüfliste.

Grundlage: Benachrichtigungen lesen und die Übersicht kennen

Bevor es um Jahreszeiten geht, braucht es zwei Dinge, die das ganze Jahr laufen. Das erste sind die E-Mails, die Sie aus dem Verzeichnis erhalten. Bei einer neuen Bewertung und bei einer Nachricht über das Kontaktformular im Profil bekommen Sie eine Benachrichtigung. Sorgen Sie dafür, dass diese Mails in einem Postfach landen, das täglich gelesen wird. In Landshut gehen sie an die Adresse des Sekretariats, nicht an das private Postfach der Leiterin.

Das zweite ist die Übersicht zur Vollständigkeit im Dashboard. Sie zeigt, welche Bereiche des Profils noch leer sind, und schlägt vor, womit Sie weitermachen können. Nicht jeder Bereich muss gefüllt sein. Aber ein kurzer Blick vor jeder Prüfrunde zeigt, ob seit dem letzten Mal etwas verloren gegangen ist.

Ausbau im Frühjahr: Öffnungszeiten und Leistungen abgleichen

Die erste Runde des Jahres widmet sich den Angaben, nach denen Kunden am häufigsten handeln. Legen Sie die Öffnungszeiten neben den aktuellen Plan. Haben sich die Zeiten im Sekretariat verschoben, gibt es neue Abendtermine? Tragen Sie es ein, solange es frisch ist. Bleibt das Haus über die Osterferien einige Tage zu, lassen Sie diese Tage im Wochenplan vorübergehend leer und setzen die Zeiten danach wieder zurück. Eine eigene Funktion für Sonderzeiten gibt es nicht, deshalb gehört das Zurücksetzen gleich als Termin in den eigenen Kalender.

Danach die Leistungen. Die Suche wertet ihre Namen aus, deshalb verdienen sie besondere Sorgfalt. Das Bildungszentrum streicht Kurse, die nicht mehr angeboten werden, und ergänzt neue, etwa einen Kurs für Tabellenkalkulation. Die Namen bleiben so, wie Teilnehmende danach fragen würden.

Ausbau im Sommer: Fotos und Team auf den neuen Stand

Im Sommer ist es in vielen Betrieben ruhiger, und das Licht ist gut. Eine passende Zeit, um die Bilder durchzusehen. Zeigen die Fotos noch die Räume, wie sie heute aussehen? Ist das Logo aktuell? Ersetzen Sie, was nicht mehr stimmt, und achten Sie bei neuen Aufnahmen auf die Rechte und die Einwilligung abgebildeter Personen.

Im gleichen Zug folgt der Teambereich. In Landshut hat eine Dozentin das Haus verlassen, ein Kollege ist neu dazugekommen. Ein Team, das nicht mehr stimmt, verwirrt Menschen, die gezielt nach einer bestimmten Person fragen.

Ausbau im Herbst: Stellenanzeigen und ihre Enddaten

Der Herbst ist für viele Betriebe die Zeit der Personalplanung, und im Bildungszentrum beginnt das neue Semester. Gehen Sie alle Stellenanzeigen im Profil durch. Ist die Stelle noch offen? Stimmt das Datum, bis zu dem die Anzeige gilt? Nach diesem Datum wird sie ohnehin nicht mehr angezeigt, aber eine besetzte Stelle sollten Sie nicht so lange stehen lassen.

Wer im kommenden Jahr ausbilden oder Dozenten suchen möchte, legt die Anzeige jetzt an, damit sie rechtzeitig sichtbar ist. Die Leiterin in Landshut sucht für das Frühjahr zwei neue Lehrkräfte für Deutschkurse und hat die Anzeige im Oktober vorbereitet.

Feinschliff im Winter: Umzug, Inhaberwechsel und Zugang

Die letzte Runde ist kürzer, aber sie fragt nach Dingen, die schnell vergessen werden. Stehen größere Veränderungen an, etwa ein Umzug in neue Räume? Dann passen Sie die Anschrift in den Stammdaten rechtzeitig an, am besten an dem Tag, an dem der Umzug wirksam wird.

Bei einem Inhaberwechsel oder wenn die Person ausscheidet, die den Eintrag bisher gepflegt hat, geht es um den Zugang zum Dashboard. Diesen überträgt der Betreiber des Verzeichnisses, denn eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Melden Sie sich also frühzeitig, damit die Nachfolge nahtlos weiterarbeiten kann.

Prüfen Sie zum Jahresende auch die Kontaktwege. Gibt es die angegebene Mobilnummer noch, ist die E-Mail-Adresse besetzt? Ein letzter Blick in die Übersicht zur Vollständigkeit schließt die Runde ab.

Was Kunden von einem gepflegten Eintrag merken

Kunden sehen von dieser Prüfliste nichts, und genau das ist das Ziel. Sie finden Zeiten, die stimmen, Kurse, die es gibt, und Fotos, die zum Gebäude passen. Wer im Bildungszentrum in Landshut anruft, erreicht das Sekretariat zu den angegebenen Zeiten und fragt nach einem Kurs, der wirklich im Programm steht.

Vier Runden im Jahr sind überschaubar. Jede dauert so lange wie eine Tasse Kaffee, wenn die Grundlage stimmt.